Jak pisać maile do wykładowców?

Kiedy idziesz na studia, trafiasz do innego świata. Środowisko akademickie rządzi się swoimi prawami, które trzeba zrozumieć i przestrzegać. Jednym z najważniejszych z nich jest korespondencja z wykładowcami. Pisanie maili do prowadzących wymaga przestrzegania kilku reguł grzeczności językowej.

Nie da się ukryć, że elektroniczna komunikacja ma mnóstwo zalet. W dobie wszechobecnego internetu trudno nam wyobrazić sobie kontaktowanie na odległość bez pomocy sieci. Nie ominęło to także sfery akademickiej – dużo łatwiej jest napisać maila do prowadzącego, niż szukać go po całej uczelni i czekać w kolejce pod jego gabinetem, kiedy pilnie coś potrzebujesz.

Jednak kontaktowanie się z pracownikami uczelni wyższych jest całkiem różne od standardowych maili. Tutaj należy pamiętać o kilku zasadach, które pozwolą Ci nie przekroczyć pewnych granic i nie wyjść na niewychowaną osobę.

Kiedy poszłam na studia, nie miałam pojęcia, jak pisać takie maile do prowadzących. To jest nagminny problem wśród studentów pierwszego roku, którzy nie mają świadomości, że trafiając na wyższy level kształcenia się powinni przestrzegać panujących tu zasad. A te obowiązują również i pisanie maili. Poniżej podzielę się więc kilkoma radami, jak pisać elektroniczne wiadomości do wykładowców w taki sposób, żeby się nie narazić ani nie naruszyć zasad grzeczności językowej.

O czym więc trzeba pamiętać, kiedy zabierasz się za pisanie maila do prowadzącego? Zerknij poniżej.

ADRES E-MAILOWY I TEMAT WIADOMOŚCI

Przede wszystkim bądź poważny i pisz z poważnego adresu mailowego. Wysyłanie wiadomości do wykładowcy ze skrzynki, gdzie widniejesz jako seksi_aga01@buziaczek.pl czy fajnyziomek@spoko.pl nie sprawi, że wykładowca spojrzy na Twojego maila przychylniej, a wręcz przeciwnie. Najlepiej załóż nową skrzynkę z imieniem i nazwiskiem i to właśnie z niej korzystaj w uczelnianej korespondencji („poważnego” maila także wykorzystać podczas np. szukania pracy).

Ta sama sprawa ma się z tematem wiadomości. Nigdy nie wysyłaj maila wykładowcy bez wypełnienia pola tematu. Jeśli pozostawisz to miejsce puste, nie zdziw się, gdy Twoja wiadomość zostanie po prostu przeoczona przez wykładowcę – nie masz pewności, czy nie otrzymuje on kilkunastu maili dziennie. Temat maila powinien być zwięzły, krótki i treściwy, aby odbiorca nie kłopotał się z odgadnięciem Twojego problemu. Idealny tytuł wiadomości to streszczenie jej treści w kilku słowach.

FORMUŁY GRZECZNOŚCIOWE

Jak zacząć maila do wykładowcy? Na pewno nie od „Witam”, „Dzień dobry” czy „Panie Marku”. Wykładowca to osoba wyższa rangą, więc student obowiązkowo zwraca się do niego zgodnie z jego tytułem. Najlepszym wyjściem na rozpoczęcie maila jest „Szanowny/a Panie/Pani” wraz z odpowiednimi tytułami naukowymi, jakie odbiorca wiadomości posiada. W zależności od stopnia może to być „Profesorze/Profesor”, „Magistrze/Magister” czy „Doktorze/Doktor”. Warto to sprawdzić, żeby nie popełnić gafy. Po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym wiadomość stawiamy przecinek, a treść zaczynamy od nowej linijki.

Co z zakończeniem? Podobnie jak z początkiem. Na bok odchodzą wszelkie „Do widzenia”, „Do zobaczenia” lub „Dobranoc”. Należy unikać także zwrotów typu „Pozdrawiam” i „Z pozdrowieniami”. Jasne, niektórzy wykładowcy spojrzą na to bez mrugnięcia, jednak zazwyczaj trzymaj się oficjalnego języka. Zakończ maila, pisząc „Z wyrazami szacunku”, „Łączę wyrazy szacunku” albo „Z poważaniem”. Dodaj też swoje pełne imię i nazwisko oraz kierunek i rok studiów – w nawiasie lub pod podpisem. To ułatwi wykładowcy identyfikację, kiedy np. wysyłasz pracę zaliczeniową.

BRAK EMOTIKONÓW I KOLOKWIALIZMU

Nie sądzę, żeby było tutaj coś więcej do tłumaczenia. W oficjalnych mailach do wykładowców i pracowników uczelni wyższych nie stosuje się emotikonów. Zachowaj je lepiej na czat z kumplami. Unikaj również potocznego języka – nie przystoi pisać do wykładowcy jak do koleżanki.

WIELKIE LITERY LUB ICH BRAK

W oficjalnej wiadomości do wykładowcy istotne jest odpowiednie używanie wielkich liter. Nie zapomnij o nich przy tytułach, także w treści maila. Zapomnij natomiast o Caps Locku – zarówno w tytule, jak i pozostałych elementach wiadomości.

POPRAWNA PISOWNIA I INTERPUNKCJA

Jeśli zdałeś maturę z polskiego, to chyba orientujesz się mniej więcej w gramatyce, ortografii czy interpunkcji, nie? W takim razie sklecenie pozbawionego byków maila nie powinno sprawić Ci specjalnych trudności. Przed wysłaniem maila upewnij się, że jest poprawnie napisany, nie ma w nim literówek oraz czy przekaz jest czytelny i jasny.

BEZ SZALEŃSTW W FORMATOWANIU

Tu też raczej nie przesadzaj. Stosuj jedną czcionkę w jednym rozmiarze przez całą treść wiadomości. Tak samo kolor – czarny jest okej. Jeśli chcesz coś zaznaczyć w tekście, możesz użyć podkreślenia albo pogrubienia. Caps odpada także i tu.

DOBRE ZAŁĄCZNIKI

Kiedy chcesz przesłać prowadzącemu pracę zaliczeniową, nigdy nie wysyłaj pustego maila z samym załącznikiem. Tekst musi być i to obowiązkowo. Nie zapomnij wspomnieć o tym w mailu, np. pisząc „w załączniku poniżej przesyłam pracę”. Upewnij się też, że wersja przesyłana wykładowcy jest prawidłowa lub czy nie ma wirusów.

KRÓTKO, ZWIĘŹLE I NA TEMAT

Zwięzłość jest kluczowa w pisaniu mailów do wykładowców. Nie ma tu miejsca na wynurzenia na temat powodów, dla których opuściło się zajęcia czy też nie napisało pracy na zaliczenie. Wyrażaj się jasno i klarownie, na temat i konkretnie, aby prowadzący zrozumiał Twoje intencje. Nie rozwlekaj wiadomości w nieskończoność – zmieść się w kilku zdaniach. Możesz też zamieścić podpunkty, jeśli nie masz pytań.

Korespondencja z wykładowcami to ważna część relacji student-prowadzący. Grzeczność językowa nie jest przeżytkiem, wręcz przeciwnie. Warto o tym pamiętać.

Na koniec mam bonus. Jeśli macie jeszcze jakieś wątpliwości odnośnie pisania maili do prowadzących, na stronach kilku uczelni możecie znaleźć wzory i porady, jak takowe wiadomości tworzyć. Łapcie!

• Wydział Humanistyczny Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie, 
• Instytut Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego (wzornik pism),
• Katedra Pedagogiki Medialnej Wydziału Pedagogicznego na Uniwersytecie Rzeszowskim, 
• Politechnika Wrocławska, 
• Uniwersytet Warszawski.