Kiedy idziesz na studia,
trafiasz do innego świata. Środowisko akademickie rządzi się swoimi prawami,
które trzeba zrozumieć i przestrzegać. Jednym z najważniejszych z nich jest
korespondencja z wykładowcami. Pisanie maili do prowadzących wymaga
przestrzegania kilku reguł grzeczności językowej.
Nie
da się ukryć, że elektroniczna komunikacja ma mnóstwo zalet. W dobie
wszechobecnego internetu trudno nam wyobrazić sobie kontaktowanie na odległość
bez pomocy sieci. Nie ominęło to także sfery akademickiej – dużo łatwiej
jest napisać maila do prowadzącego, niż szukać go po całej uczelni i czekać w
kolejce pod jego gabinetem, kiedy pilnie coś potrzebujesz.
Jednak
kontaktowanie się z pracownikami uczelni wyższych jest całkiem różne od
standardowych maili. Tutaj należy pamiętać o kilku zasadach, które pozwolą Ci
nie przekroczyć pewnych granic i nie wyjść na niewychowaną osobę.
Kiedy
poszłam na studia, nie miałam pojęcia, jak pisać takie maile do prowadzących.
To jest nagminny problem wśród studentów pierwszego roku, którzy nie mają
świadomości, że trafiając na wyższy level kształcenia się powinni przestrzegać
panujących tu zasad. A te obowiązują również i pisanie maili. Poniżej podzielę
się więc kilkoma radami, jak pisać elektroniczne wiadomości do wykładowców w taki sposób, żeby się
nie narazić ani nie naruszyć zasad grzeczności językowej.
O
czym więc trzeba pamiętać, kiedy zabierasz się za pisanie maila do
prowadzącego? Zerknij poniżej.
ADRES E-MAILOWY I TEMAT WIADOMOŚCI
Przede
wszystkim bądź poważny i pisz z poważnego adresu mailowego. Wysyłanie
wiadomości do wykładowcy ze skrzynki, gdzie widniejesz jako seksi_aga01@buziaczek.pl czy fajnyziomek@spoko.pl nie sprawi, że
wykładowca spojrzy na Twojego maila przychylniej, a wręcz przeciwnie. Najlepiej
załóż nową skrzynkę z imieniem i nazwiskiem i to właśnie z niej korzystaj w
uczelnianej korespondencji („poważnego” maila także wykorzystać podczas np.
szukania pracy).
Ta
sama sprawa ma się z tematem wiadomości. Nigdy nie wysyłaj maila wykładowcy bez
wypełnienia pola tematu. Jeśli pozostawisz to miejsce puste, nie zdziw się, gdy
Twoja wiadomość zostanie po prostu przeoczona przez wykładowcę – nie masz
pewności, czy nie otrzymuje on kilkunastu maili dziennie. Temat maila powinien
być zwięzły, krótki i treściwy, aby odbiorca nie kłopotał się z odgadnięciem
Twojego problemu. Idealny tytuł wiadomości to streszczenie jej treści w kilku
słowach.
FORMUŁY GRZECZNOŚCIOWE
Jak
zacząć maila do wykładowcy? Na pewno nie od „Witam”, „Dzień dobry” czy „Panie
Marku”. Wykładowca to osoba wyższa rangą, więc student obowiązkowo zwraca się
do niego zgodnie z jego tytułem. Najlepszym wyjściem na rozpoczęcie maila jest
„Szanowny/a Panie/Pani” wraz z odpowiednimi tytułami naukowymi, jakie odbiorca
wiadomości posiada. W zależności od stopnia może to być „Profesorze/Profesor”,
„Magistrze/Magister” czy „Doktorze/Doktor”. Warto to sprawdzić, żeby nie
popełnić gafy. Po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym wiadomość stawiamy
przecinek, a treść zaczynamy od nowej linijki.
Co
z zakończeniem? Podobnie jak z początkiem. Na bok odchodzą wszelkie „Do
widzenia”, „Do zobaczenia” lub „Dobranoc”. Należy unikać także zwrotów typu
„Pozdrawiam” i „Z pozdrowieniami”. Jasne, niektórzy wykładowcy spojrzą na to
bez mrugnięcia, jednak zazwyczaj trzymaj się oficjalnego języka. Zakończ maila, pisząc „Z
wyrazami szacunku”, „Łączę wyrazy szacunku” albo „Z poważaniem”. Dodaj też
swoje pełne imię i nazwisko oraz kierunek i rok studiów – w nawiasie lub pod
podpisem. To ułatwi wykładowcy identyfikację, kiedy np. wysyłasz pracę
zaliczeniową.
BRAK EMOTIKONÓW I KOLOKWIALIZMU
Nie
sądzę, żeby było tutaj coś więcej do tłumaczenia. W oficjalnych mailach do
wykładowców i pracowników uczelni wyższych nie stosuje się emotikonów. Zachowaj
je lepiej na czat z kumplami. Unikaj również potocznego języka – nie przystoi
pisać do wykładowcy jak do koleżanki.
WIELKIE LITERY LUB ICH BRAK
W
oficjalnej wiadomości do wykładowcy istotne jest odpowiednie używanie wielkich
liter. Nie zapomnij o nich przy tytułach, także w treści maila. Zapomnij
natomiast o Caps Locku – zarówno w tytule, jak i pozostałych elementach
wiadomości.
POPRAWNA PISOWNIA I INTERPUNKCJA
Jeśli
zdałeś maturę z polskiego, to chyba orientujesz się mniej więcej w gramatyce,
ortografii czy interpunkcji, nie? W takim razie sklecenie pozbawionego byków
maila nie powinno sprawić Ci specjalnych trudności. Przed wysłaniem maila
upewnij się, że jest poprawnie napisany, nie ma w nim literówek oraz czy
przekaz jest czytelny i jasny.
BEZ SZALEŃSTW W FORMATOWANIU
Tu
też raczej nie przesadzaj. Stosuj jedną czcionkę w jednym rozmiarze przez całą
treść wiadomości. Tak samo kolor – czarny jest okej. Jeśli chcesz coś zaznaczyć
w tekście, możesz użyć podkreślenia albo pogrubienia. Caps odpada także i tu.
DOBRE ZAŁĄCZNIKI
Kiedy
chcesz przesłać prowadzącemu pracę zaliczeniową, nigdy nie wysyłaj pustego
maila z samym załącznikiem. Tekst musi być i to obowiązkowo. Nie zapomnij
wspomnieć o tym w mailu, np. pisząc „w załączniku poniżej przesyłam pracę”.
Upewnij się też, że wersja przesyłana wykładowcy jest prawidłowa lub czy nie ma
wirusów.
KRÓTKO, ZWIĘŹLE I NA TEMAT
Zwięzłość
jest kluczowa w pisaniu mailów do wykładowców. Nie ma tu miejsca na wynurzenia
na temat powodów, dla których opuściło się zajęcia czy też nie napisało pracy
na zaliczenie. Wyrażaj się jasno i klarownie, na temat i konkretnie, aby
prowadzący zrozumiał Twoje intencje. Nie rozwlekaj wiadomości w nieskończoność
– zmieść się w kilku zdaniach. Możesz też zamieścić podpunkty, jeśli nie masz
pytań.
Korespondencja
z wykładowcami to ważna część relacji student-prowadzący. Grzeczność językowa
nie jest przeżytkiem, wręcz przeciwnie. Warto o tym pamiętać.
Na
koniec mam bonus. Jeśli macie jeszcze jakieś wątpliwości odnośnie pisania maili
do prowadzących, na stronach kilku uczelni możecie znaleźć wzory i porady, jak
takowe wiadomości tworzyć. Łapcie!
